Naučte se řídit priority v práci a získat volný čas navíc

Jak je možné, že někteří lidé ve vašem okolí toho stíhají tolik, zatímco vy jste se vším ve skluzu? Umějí řídit priority. Naučte se to také.

Ve svém životě zastáváte spoustu rolí a ze všech pro vás plynou povinnosti. Snažíte se je plnit, občas děláte více věcí naráz, toužíte každému vyhovět, ale přesto nestíháte. Navíc se na nás ze všech stran valí spousta informací, rad a návodů, jak žít lépe a radostněji. Jste zahlcená, nesoustředěná a frustrovaná. Trávíte spoustu času děláním věcí, které vlastně nechcete a na ty, kterým se věnovat chcete, nezbývá čas. Jak z toho ven?

Stanovte si priority

Je potřeba naučit se řídit své priority a čas (priority and time management). Zastavte se a položte si otázku, jaký chcete, aby váš život byl. Co je pro vás v životě prioritní? Může to být zdraví, rodina, pracovní úspěch, láska, cokoliv. Je to jen na vás.

Tyto priority je potřeba držet při životě. Jak? Tím, že je budete naplňovat. Budete hledat cesty, jak jich dosáhnout.

Plánujte dle priorit

Ke každé ze svých priorit si stanovte činnosti, pomocí kterých je naplníte. Pokud je vaší prioritou zdraví, naplánujte si pravidelné tréninky (třeba dvakrát týdně). Pokud je pro vás důležité mluvit výborně anglicky, naplánujte si, že se přihlásíte třeba na kurz. Stanovte si jak dlouhodobé plány (roční), tak ty krátkodobé (týdenní a denní). Každý den si naplánujte úkoly, které povedou k naplnění vašich priorit, cílů.

Ovšem pozor, plány mohou selhat. Nejčastěji se tak děje proto, že plány nejsou dostatečně flexibilní. Život je změna, počítejte s tím a plány pravidelně aktualizuje a přizpůsobujte situaci. Mezi další důvody, proč se plány nedaří plnit, je strach, lenost nebo vyčerpání.

Jak řídit úkoly

Existuje několik teorii, jak přistupovat k dílčím úkolům, které je třeba během dne, týdne, roku splnit. Jak určit, které úkoly jsou důležité a které ne.

Metoda ABC

Úkoly si rozdělte podle toho, zda jsou nebo nejsou důležité z hlediska vašich priorit. A pak také dle jejich naléhavosti na naléhavé a nenaléhavé. Prioritně řešte důležité a naléhavé úkoly (úkoly typu A), snažte se je stihnout všechny. Pak je dobré se věnovat i úkolům B, které jsou důležité, ale ne tak naléhavé. Splňte aspoň jeden denně, díky tomu se vám nepřeklopí mezi naléhavé. Nedůležité úkoly (úkoly C), ať jsou jakkoliv naléhavé, se snažte delegovat. Případně jejich plněním netravte příliš mnoho času.

Getting things done

Tato teorie amerického kouče Davida Allena doporučuje tvorbu seznamů úkolů, tzv. to-do-lists. Pokud si úkoly sepíšete, nemusí na ně váš mozek myslet a uvolní se mu kapacita pro řešení úkolů. Je na vás, zda si úkoly zaznamenáte do papírového diáře nebo využijete nějaký online „úkolovník“ (Omnifocus, Wunderlist etc.). Za zmínku stojí také pravidlo 2 minut – pokud lze úkol splnit do dvou minut, splňte jej hned, neodkládejte ho.

Paretovo pravidlo

Italský ekonom Vilfredo Pareto stanovil pravidlo, podle kterého pramení 80 % důsledků z 20 % příčin. S ohledem na plnění úkolů jej lze volně parafrázovat: dokončením 20 % úkolů dosáhnete 80 % požadované produktivity. Nebo také, že ve 20 % času je ukončeno 80% úloh.

Nepřeceňte své síly

Ženy mají obecně tendenci si na sebe naložit více, než by měly. Při plánování tedy mějte na paměti, že až 40 % z úkolů, které během dne plníte, je nenadálých. Plánovat je tedy dobré jen na 60 % vaší časové kapacity. Berte v potaz i váš biorytmus, v nejvýkonnějších fázích dne toho člověk stihne mnohem více než ve fázích útlumových.
Nezapomeňte do plánu zahrnout pauzy. Jsou důležité nejen k odpočinku a načerpání sil, ale i jako záchrana v případě, že se plnění nějakého úkolu protáhne. Díky mezerám v plánu se nedostanete do skluzu.

Pokud víte, že na splnění úkolu nemáte dostatek času, odmítněte ho, případně delegujte.

Začněte!

Někdy je úplně nejtěžší s úkolem začít. Člověk pak dělá cokoliv jiného, jen ne to, co by měl.

Abyste mohla podat prvotřídní výkon, musíte být dostatečně odpočinutá, dopřejte si alespoň 7 hodin spánku denně. Vstaňte dostatečně včas, abyste stíhala plnit svůj denní plán. Pokud nejste ranní optimistka a mozek se vám po ránu probouzí pozvolna, dopřejte si nejprve nějaký příjemný ranní rituál – sprcha, poslech hudby, oblíbená snídaně.

Pak už prostě musíte začít plnit pracovní úkoly! Jako první se snažte splnit úkol s nejvyšší prioritou, tedy ten nejdůležitější. Pokud se vám do něj opravdu nechce, zkuste si jej rozdělit do dílčích kroků, jejich plnění bude snazší. Pak už vám na zbytek dne připadnou jen lehčí úkoly.

Další praktické rady

Vyplatí se sdružovat si podobné úkoly do bloků, když už napíšete jeden mail, půjde vám snáze i ten druhý a třetí. A propos maily, nemusíte být na příjmu každou vteřinu a odpovídat hned. Na čtení mailů a odpovídání na ně si vyhraďte třikrát denně půl hodiny. Ušetříte spoustu času. Pozor také na sociální sítě, kradou spoustu času.

Pomáhá také stanovit si na úkol časový limit. Ten nemusíte nutně dodržet, ale díky němu se nebudete s jednou věcí babrat celý den. Úkol vám zabere tolik času, kolik si ho na něj vyhradíte. Jednotlivým úkolům se věnujte postupně, nesnažte se jich zvládat více najednou.

Pokud máte nějaké opakující se úkoly, je dobré se jim věnovat pravidelně ve stejný čas, udělat si z nich rutinu. Například cestou z práce jdu nakoupit, od jedné do půl druhé odpovídám na maily atp.

Nenechte se rušit. Pokud se při plnění úkolů dostanete do tzv. flow, kdy nevnímáte čas, nechcete být rušeni. Pokud je to něco neodkladného, musí to jít vyřešit během 3 minut (pak se vám ještě podaří do flow vrátit), jinak to odložte.

Platí také, že čím více úkolů máte, tím lépe a výkoněji pracujete. Jste systematičtější a nevěnujete se věcem, které vás rozptylují, třeba sociálním sítím.

Když se správně naučíte řídit své priority, budete efektivnější v plnění úkolů. Díky tomu získáte více volného času na aktivity, které vás opravdu těší.